Bewaartermijnen EM Software-platform

Tijdens het abonnement

Accounts, organisatiegegevens, klanten, locaties, meldingen, planning, werkbonnen, foto's, handtekeningen, facturen en creditfacturen: contractduur plus 90 dagen voor export, tenzij de klant ze eerder zelf verwijdert. De klant blijft verantwoordelijk voor de wettelijke administratieplicht voor zijn eigen administratie (in de regel zeven jaar) en kan daarvoor op ieder moment een export maken.

Na het einde van je ServiceHub-gebruik

Stopt een organisatie met ServiceHub — een proefmaand of betaald abonnement loopt af, of het account wordt gesloten — dan blijft de omgeving 90 dagen alleen-lezen beschikbaar voor export. Daarna verwijderen we de organisatiegegevens, gebruikers, klanten, meldingen, werkbonnen, foto's, handtekeningen, facturen, auditlog en Wesley-gegevens uit de actieve systemen. Er blijft alleen een anonieme organisatieregel over, zodat onze eigen administratie klopt.

Facturen die EM Software zelf aan de klant stuurde, met de bijbehorende betaalgegevens, bewaren we zeven jaar volgens de fiscale bewaarplicht.

Aanmeldingen en e-mail

Een aanmelding die niet binnen 48 uur wordt bevestigd, maakt geen account aan; de gegevens daarvan verwijderen we uiterlijk na 30 dagen. Registratie van verzonden servicemails (zoals welkomst- en herinneringsmails) bewaren we zolang de organisatie bestaat, om dubbele verzending te voorkomen.

Wesley

Inhoudsloze Wesley-gespreksstatus en de gekoppelde gepseudonimiseerde e-mail-, WhatsApp-, sms- of telefoniedeelnemer: maximaal 30 dagen na de laatste activiteit. Technische kanaalgebeurtenissen zonder adres, nummer, onderwerp, berichttekst of herkende gesprekstekst: maximaal 90 dagen. Vrijwillige Wesley-contact-, lead- en afspraakverzoeken met hun opvolghistorie: 90 dagen na afhandeling en maximaal 180 dagen zolang ze openstaan. Beoordeelde kennisvoorstellen: 90 dagen; onbeoordeelde voorstellen: maximaal 180 dagen. Goedgekeurde kennis en de versiehistorie blijven bewaard zolang het kennisitem binnen de overeenkomst bestaat. Anonieme gebruiks- en feedbacktellingen: maximaal 180 dagen. Geaggregeerde aantallen, kosten en AI-tokenverbruik per maand: maximaal 13 maanden. Vragen in de websitechat van ServiceHub: na automatische anonimisering maximaal 90 dagen. Andere chatvragen, e-mailonderwerpen, berichtteksten en herkende telefonievragen worden niet opgeslagen; telefoongesprekken worden niet opgenomen.

Techniek en beveiliging

Audit- en beveiligingslogs: zolang de organisatie bestaat, met een maximum van 12 maanden voor technische beveiligingslogs. Technische foutgegevens en mislukte mailpogingen: 90 dagen. Lokale back-ups: 14 dagen; offsite back-ups: 30 dagen. Back-ups van de objectopslag volgen dezelfde roulatie.

Verwijderen uit back-ups

Verwijdering uit de actieve systemen werkt niet direct door in bestaande, beveiligde back-ups. Die verdwijnen via hun vaste roulatie. Na een eventuele herstelactie worden eerder verwijderde gegevens opnieuw verwijderd.

Verzoeken

Wil je eerder verwijderen of heb je een vraag over een bepaalde termijn? Mail naar info@emsoftware.nl.